Privacybeleid

02. Op wie is dit beleid van toepassing?

Dit beleid is van toepassing op de persoonsgegevens van onze patiënten, van de ouders of voogden van onze (minderjarige) patiënten, van bezoekers van onze website www.dentalkind.be en van iedereen die contact met ons opneemt.

03. Welke gegevens verwerken wij, waarom en hoe lang?

3.1 Tandheelkundige zorg en het patiëntendossier

Gegevens: identiteits- en contactgegevens van de patiënt en van de ouders of voogd, geboortedatum, rijksregisternummer (INSZ), gegevens van het ziekenfonds, medische voorgeschiedenis (gezondheidsvragenlijst), behandelgegevens, röntgenfoto’s, intra-orale foto’s en scans, behandelplannen en correspondentie met andere zorgverleners.

Doel: het verlenen van tandheelkundige zorg, het bijhouden van het patiëntendossier, en het nagaan van de verzekerbaarheid en het regelen van de terugbetaling met uw ziekenfonds (via het beveiligde eHealth/MyCareNet-platform).

Rechtsgrond: de uitvoering van de behandelovereenkomst (art. 6.1.b AVG) en onze wettelijke verplichtingen (art. 6.1.c AVG), in het bijzonder op grond van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt en de wet van 22 april 2019 inzake de kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg. Gezondheidsgegevens verwerken wij omdat dit noodzakelijk is voor het verlenen van gezondheidszorg door een beroepsbeoefenaar die gebonden is door het beroepsgeheim (art. 9.2.h AVG).

Bewaartermijn: het patiëntendossier wordt, zoals wettelijk bepaald, minimaal 30 jaar en maximaal 50 jaar na het laatste patiëntencontact bewaard.

3.2 Afspraken en communicatie

Gegevens: naam en contactgegevens van de patiënt en/of ouder, en afspraakgegevens. Afspraken voor controles en consultaties worden online gemaakt via Clickdoc. Wij sturen afspraakbevestigingen en herinneringen per e-mail en sms.

Rechtsgrond: de uitvoering van de behandelovereenkomst (art. 6.1.b AVG).

Bewaartermijn: zolang nodig voor het beheer van de afspraken, en niet langer dan 24 maanden na de laatste afspraak, tenzij de gegevens deel uitmaken van het patiëntendossier.

3.3 Facturatie en betaling

Gegevens: naam, adres, factuur- en betalingsgegevens, bankrekeningnummer, en het getuigschrift voor verstrekte hulp of eAttest voor de terugbetaling. Voor facturatie en herinneringen maken wij gebruik van de praktijksoftware Dentadmin.

Rechtsgrond: de uitvoering van de behandelovereenkomst (art. 6.1.b AVG) en onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (art. 6.1.c AVG).

Bewaartermijn: 10 jaar, overeenkomstig de wettelijke boekhoudkundige bewaarplicht.

3.4 Contact per e-mail of telefoon

Gegevens: naam, contactgegevens en de inhoud van uw bericht.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om uw vragen te beantwoorden, of maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een behandelovereenkomst (art. 6.1.f en 6.1.b AVG).

Bewaartermijn: zolang nodig om uw vraag af te handelen. Heeft uw bericht betrekking op een behandeling, dan wordt het in het patiëntendossier opgenomen.

3.5 Onze website

Hosting: onze website wordt gehost door een externe hostingprovider. Voor de beveiliging en de goede werking van de website registreert de server automatisch technische gegevens zoals uw IP-adres, browsertype en het tijdstip van uw bezoek. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende website (art. 6.1.f AVG). Deze logbestanden worden maximaal 30 dagen bewaard.

Kaart: de kaart op onze contactpagina maakt gebruik van de open-source bibliotheek Leaflet. Om de kaart te tonen, worden kaartafbeeldingen geladen van een externe kaartdienst, die hiervoor uw IP-adres ontvangt. Hierbij worden geen cookies geplaatst. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om u te tonen waar de praktijk zich bevindt (art. 6.1.f AVG).

Wij gebruiken op onze website geen analyse-, advertentie- of social media-tools. Voor cookies, zie punt 10.

04. Minderjarige patiënten

Als kindertandartspraktijk verwerken wij voornamelijk gegevens van minderjarigen. Deze gegevens worden verstrekt door en verwerkt samen met de ouders of de voogd. Overeenkomstig de wet betreffende de rechten van de patiënt worden de rechten van een minderjarige patiënt uitgeoefend door de ouders of de voogd. Een minderjarige die in staat wordt geacht zijn belangen redelijk te beoordelen, kan deze rechten zelfstandig uitoefenen.

05. Wie ontvangt uw gegevens?

Uw gegevens worden enkel gedeeld wanneer dat nodig is, en steeds met respect voor het beroepsgeheim:

• andere zorgverleners die betrokken zijn bij uw behandeling of die van uw kind (bv. een orthodontist, uw huisarts of een vorige of volgende tandarts), enkel voor zover dat nodig is voor de zorg;
• uw ziekenfonds, via het eHealth/MyCareNet-platform, voor de controle van de verzekerbaarheid en de terugbetaling;
• een tandtechnisch labo, beperkt tot de gegevens die nodig zijn om een tandheelkundig hulpmiddel of herstelling te maken;
• onze verwerkers: Dentadmin (praktijksoftware), Clickdoc (online afspraken), onze hostingprovider en onze e-mailprovider. Met hen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten;
• onze boekhouder, voor de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen;
• overheidsinstanties, enkel wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verkopen uw gegevens nooit en gebruiken ze niet voor marketingdoeleinden.

06. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten verwerken. Verwerkt een leverancier gegevens buiten de EER, dan gebeurt dit enkel met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bv. het EU-US Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

07. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang, waaronder toegangsrechten beperkt tot wie de gegevens nodig heeft voor zijn werk, een geheimhoudingsplicht voor alle medewerkers, beveiligde IT-systemen en versleutelde verbindingen, verwerkersovereenkomsten met onze leveranciers en een procedure voor de afhandeling van datalekken.

08. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• recht op inzage, met inbegrip van inzage in en een afschrift van het patiëntendossier overeenkomstig de wet betreffende de rechten van de patiënt;
• recht op verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
• recht op verwijdering, voor zover wij niet wettelijk verplicht zijn de gegevens te bewaren (zoals voor het patiëntendossier);
• recht op beperking van de verwerking;
• recht van bezwaar tegen verwerkingen op grond van ons gerechtvaardigd belang;
• recht op overdraagbaarheid van uw gegevens;
• recht om uw toestemming op elk moment in te trekken, wanneer een verwerking op toestemming berust.

Om uw rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar info@dentalkind.be. Wij kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen. Wij antwoorden binnen één maand; bij complexe verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, in welk geval wij u daarvan op de hoogte brengen.

09. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op via info@dentalkind.be. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

10. Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat een website op uw toestel opslaat. Onze website gebruikt enkel cookies die strikt noodzakelijk of functioneel zijn voor de werking van de website. Volgens de geldende regels is voor deze cookies geen toestemming vereist; daarom toont onze website geen cookiebanner.

Wij gebruiken geen analyse-, advertentie-, tracking- of social media-cookies. Als wij dergelijke cookies in de toekomst invoeren, plaatsen wij ze pas nadat u daarvoor vooraf toestemming heeft gegeven via een cookiebanner, en passen wij dit beleid aan.

U kunt cookies op elk moment bekijken en verwijderen via de instellingen van uw browser.

Wijzigingen aan dit beleid

Wij kunnen dit beleid wijzigen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening of de wetgeving verandert. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. Deze versie dateert van oktober 2026.